BTW-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen
Alles wat je moet weten: voorwaarden, verplichtingen, valkuilen & nieuws 2025–2026 | Online Boekhouders
Minder administratie, geen BTW aanrekenen, geen periodieke aangiften — de BTW-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen klinkt aantrekkelijk. En dat is ze ook, voor wie er recht op heeft. Maar de regeling heeft ook haar grenzen, verplichtingen en valkuilen. In deze blogpost zetten we alles overzichtelijk op een rij, inclusief de recentste wijzigingen voor 2025 en 2026.
1. Wat is de BTW-vrijstellingsregeling?
De BTW-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (art. 56bis–56undecies BTW-Wetboek) is een bijzondere regeling die kleine ondernemingen ontheft van de meeste BTW-formaliteiten. Ze is optioneel: je kiest er zelf voor, maar je bent er niet toe verplicht, zelfs als je aan alle voorwaarden voldoet.
Concreet betekent de vrijstelling:
- Je rekent géén BTW aan op je facturen aan klanten.
- Je stort geen BTW door aan de Schatkist.
- Je dient geen periodieke BTW-aangiften in.
- Je mag de BTW op je eigen aankopen en kosten NIET aftrekken.
- Je ontvangt wél een BTW-identificatienummer (BE...).
💡 Belangrijk: de vrijstelling is optioneel. Je kunt er altijd voor kiezen om toch de normale BTW-regeling toe te passen, ook als je omzet onder de drempel blijft. Dat kan interessant zijn als je veel investeringen doet bij de opstart.
2. Wie komt in aanmerking?
Elke BTW-plichtige — natuurlijk persoon, vennootschap, vzw of openbare instelling — kan van de vrijstellingsregeling genieten, op voorwaarde dat:
- De jaaromzet in België niet meer bedraagt dan €25.000 (excl. BTW).
- De activiteit niet uitdrukkelijk is uitgesloten van de regeling (zie sectie 3).
Hoe wordt de omzetdrempel berekend bij opstart?
Start je in de loop van het jaar? Dan wordt de drempel van €25.000 pro rata temporis verminderd op basis van het aantal kalenderdagen verstreken tussen 1 januari en de startdatum. Seizoensgebonden ondernemingen of ondernemingen die op onderbroken wijze werken, hoeven deze aanpassing niet te doen.
💡 Voorbeeld: Je start op 1 juli. De drempel voor dat jaar bedraagt dan €25.000 × (184/365) ≈ €12.603. Verwacht je meer omzet? Dan kom je niet in aanmerking voor de vrijstelling in dat eerste jaar.
Wat telt mee voor de omzetdrempel?
De omzet omvat alle belaste leveringen en diensten in België. Wat telt NIET mee:
· Overdracht van bedrijfsmiddelen (bv. verkoop van een machine)
· Handelingen die van de vrijstelling zijn uitgesloten
· Niet in België verrichte handelingen
3. Wie is uitgesloten van de vrijstellingsregeling?
Niet iedereen kan van de vrijstelling genieten. De volgende categorieën zijn uitgesloten:
|
Categorie
|
Toelichting
|
|---|---|
| BTW-eenheden | Groepen van verbonden ondernemingen die samen één BTW-plichtige vormen |
| Aannemers (werken in onroerende staat) | Bv. bouwwerken, renovaties, installaties — tenzij uitgevoerd door een zelfstandige natuurlijke persoon via een erkend platform (art. 50 §4) |
| Horeca met geregistreerde kassa | Uitbaters van restaurants/catering die verplicht een GKS-ticket moeten uitreiken |
| Handelaars in schroot/afvalmaterialen | Leveranciers van oude materialen, industrieel afval, schroot (art. 199 BTW-richtlijn) |
| Niet in België gevestigde ondernemingen | Buitenlandse ondernemingen kunnen de Belgische vrijstelling enkel genieten via de nieuwe EU-regeling (zie sectie 7) |
⚠️ Let op: de uitsluiting voor werken in onroerende staat geldt voor de VOLLEDIGE activiteit. Doe je ook andere diensten naast bouwwerken? Dan ben je voor alles uitgesloten van de vrijstelling.
4. Welke verplichtingen heb je wél?
De vrijstelling vermindert je administratie aanzienlijk, maar elimineert ze niet volledig. Je moet nog steeds:
- Je BTW-nummer activeren bij de start van je activiteit (formulier e604A via MyMinfin — verplicht binnen 30 dagen na activering ondernemingsnummer).
- Wijzigingen en stopzetting melden (formulier e604B / e604C).
- Op elke factuur vermelden: "Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen" — géén BTW vermelden.
- Facturen nummeren en bewaren in chronologische volgorde (je hoeft geen apart factuurboek bij te houden).
- Een dagboek van ontvangsten bijhouden.
- Een tabel van bedrijfsmiddelen bijhouden als je investeringsgoederen aanschaft.
- Jaarlijks een klantenlisting indienen vóór 31 maart (zie sectie 5).
💡 Je BTW-nummer vermeld je op alle contracten, facturen en bestelbons. Je deelt het echter NIET mee aan buitenlandse leveranciers voor intracommunautaire aankopen, zolang je de drempel van €11.200 niet overschrijdt — anders word je geacht te hebben geopteerd voor belastingheffing op die aankopen.
5. De klantenlisting: nieuw en uitgebreid vanaf 2026
Vanaf het jaar 2026 (voor omzetgegevens van 2025) gelden nieuwe regels voor de klantenlisting. Dit is een van de belangrijkste wijzigingen voor vrijgestelde kleine ondernemingen.
|
Verplichting
|
Waneer?
|
Deadline
|
|---|---|---|
| Klantenlisting met BTW-plichtige klanten (> €250/jaar) | Als je BTW-plichtige klanten hebt met meer dan €250 omzet per klant | Vóór 31 maart |
| Omzetmelding (totale jaaromzet) | ALTIJD — ook als je geen BTW-plichtige klanten hebt (nieuw vanaf 2026) | Vóór 31 maart |
| Nihil-klantenlisting | Als je geen BTW-plichtige klanten hebt of omzet per klant ≤ €250 | Vóór 31 maart (ook als nihil!) |
⚠️ Nieuw in 2026: ook als je uitsluitend particuliere klanten hebt (geen BTW-nummer), moet je voortaan toch een klantenlisting indienen met je totale omzetcijfer van het vorige jaar. Dit geldt voor het eerst voor de omzet van 2025, in te dienen vóór 31 maart 2026. Indienen via Intervat.
6. Wat als je de omzetdrempel overschrijdt?
De vrijstellingsregeling vervalt zodra je omzet de drempel van €25.000 overschrijdt. Er zijn twee scenario's:
Overschrijding met maximaal 10%
Een kleine overschrijding (max. 10%, dus tot €27.500) geeft je wat ademruimte. Je mag de vrijstelling in het lopende jaar behouden. Maar: overschrijd je de drempel ook het volgende jaar, dan ben je vanaf 1 januari van dat jaar onderworpen aan de normale BTW-regeling.
Overschrijding met meer dan 10%
Overschrijd je de drempel met meer dan 10%? Dan ben je onmiddellijk onderworpen aan de normale BTW-regeling, vanaf de eerste handeling waarmee de drempel wordt overschreden. Die handeling moet in haar geheel worden belast.
Je moet de BTW-administratie onmiddellijk verwittigen via formulier e604B. Bij gebrek aan melding word je automatisch onderworpen aan de normale regeling.
💡 Goed nieuws: de verkoop van bedrijfsmiddelen (bv. een machine of computer) telt NIET mee voor de berekening van de omzetdrempel. Een occasionele verkoop van een investering kan je vrijstelling dus niet doen vervallen.
7. Van regeling wisselen: hoe werkt dat?
De vrijstellingsregeling is optioneel. Je kunt er vrijwillig voor kiezen om over te stappen naar de normale BTW-regeling, ook als je omzet onder de drempel blijft. Maar er zijn spelregels:
|
Situatie
|
Wanneer van kracht?
|
Terugkeer mogelijk
|
|---|---|---|
| Vrijstelling → Normale regeling (vrijwillig) | Vanaf de maand na indiening e604B | Pas na 2 volledige kalenderjaren |
| Vrijstelling → Normale regeling (drempeloverschrijding > 10%) | Onmiddellijk, vanaf de overschrijdende handeling | Zodra omzet opnieuw < €25.000 |
| Normale regeling → Vrijstelling | Vanaf 1 jan, 1 apr, 1 jul of 1 okt van het volgende jaar | Aanvraag vóór 15 dec, 15 mrt, 15 jun of 15 sep |
⚠️ Kies je voor de normale regeling? Dan kun je pas na minimaal 2 volledige kalenderjaren terugkeren naar de vrijstelling. Denk dus goed na voor je de overstap maakt.
8. Nieuw vanaf 2025: de vrijstelling ook in andere EU-landen
Dankzij de omzetting van Europese Richtlijn 2020/285 (Wet 21 maart 2024) kunnen Belgische kleine ondernemingen de vrijstellingsregeling nu ook toepassen in andere EU-lidstaten. Omgekeerd kunnen buitenlandse kleine ondernemingen de Belgische vrijstelling genieten.
Voorwaarden voor Belgische ondernemingen in het buitenland
· Jaaromzet in de volledige EU: maximaal €100.000
· Jaaromzet in de betrokken EU-lidstaat: onder de nationale drempel van die lidstaat (max. €85.000)
· Voorafgaande kennisgeving via Intervat (SME-module, beschikbaar vanaf 3 maart 2025)
· Kwartaalrapportering van Belgische en buitenlandse omzet aan de Belgische BTW-administratie
· Je BTW-nummer krijgt het achtervoegsel 'EX' (bv. BE0123.456.789EX)
💡 Actief in andere EU-landen? Dan biedt deze nieuwe regeling een grote administratieve vereenvoudiging: je hoeft je niet meer te registreren voor BTW in elk land afzonderlijk, zolang je onder de drempels blijft.
9. Vrijstelling of normale regeling: wanneer kies je wat?
De vrijstelling is niet altijd de beste keuze. Hier zijn de belangrijkste overwegingen:
|
Situatie
|
Aanbeveling
|
|---|---|
| Je omzet blijft stabiel onder €25.000 en je hebt weinig investeringen | ✅ Vrijstelling: minder administratie, eenvoudiger |
| Je doet grote investeringen bij de opstart (machines, materiaal, inrichting) | ⚖️ Normale regeling: BTW op aankopen recupereren kan interessanter zijn |
| Je klanten zijn voornamelijk BTW-plichtige bedrijven (B2B) | ⚖️ Normale regeling: klanten kunnen jouw BTW aftrekken, geen concurrentieel nadeel |
| Je klanten zijn particulieren (B2C) | ✅ Vrijstelling: lagere prijs voor klant, geen BTW-administratie |
| Je omzet groeit snel richting €25.000 | ⚠️ Overweeg tijdig over te stappen om verrassingen te vermijden |
10. Jouw checklist voor de vrijstellingsregeling
Bij opstart:
- Controleer of je activiteit niet is uitgesloten van de vrijstelling
- Schat je verwachte jaaromzet (pro rata als je in de loop van het jaar start)
- Activeer je BTW-nummer via e604A (MyMinfin) — kies voor de vrijstellingsregeling
- Stel je factuursjabloon in met de verplichte vermelding
- Start een dagboek van ontvangsten bij
Jaarlijks:
- Dien vóór 31 maart de klantenlisting in via Intervat (ook als nihil)
- Meld je totale jaaromzet via de klantenlisting (nieuw vanaf 2026)
- Controleer of je omzet onder de drempel van €25.000 blijft
- Meld een drempeloverschrijding onmiddellijk via e604B
Conclusie
De BTW-vrijstellingsregeling is een krachtig instrument voor kleine ondernemingen: minder papierwerk, geen BTW-aangiften, eenvoudigere facturatie. Maar ze is niet voor iedereen de beste keuze, en ze brengt ook verplichtingen mee die je niet mag vergeten — zeker de vernieuwde klantenlisting-verplichting vanaf 2026.
Twijfel je of de vrijstelling voor jou de juiste keuze is? Of wil je weten of je activiteit in aanmerking komt? Neem contact op met ons via info@onlineboekhouders.be. Wij helpen je de juiste afweging te maken.
Interessant artikel? Deel het:
© Online Boekhouders — Gepubliceerd april 2026 | Bronnen: FOD Financiën (Brochure 9 vragen, editie 2026), VLAIO, ITAA BTW-Almanak 2025, Wet 21.03.2024 (B.S. 09.04.2024), KB nr. 19 van 15.12.2024
